前回多言語ERPについて書きましたが、選定に関する記事だけでかなり長くなってしまいました。
今回は具体的な製品選定の流れを、書いていきたいと思います。
まずはネットで情報収集
以前の記事でも書きましたが、まずネットで10社くらいにしぼりました。メディアとしてはキーマンズネットやITトレンドなどですね。
要件や予算ががある程度決まっているのであれば、この時点で合わなさそうな会社や製品は
「外していって良い」
と思います。
比較対象が多いと、検討・検証に時間が掛かるので。
調査段階ということで、要件が定まりきっていないこともあると思います。そうであれば、この調査をしながら、価格感、機能要件などを作っていけば良いと思います。
比較表を作ろう
数社比較するということで、製品ごとの比較表を作ります。検討状況の報告時に、どことどこを比較したのか、なぜその製品を選んだのかなどツッコミを受けます。その際にも比較表を作っておいた方が良いでしょう。
自分が比較表に書いた項目は以下です。
自分が作成した比較表のイメージとしてはこんな感じです。
比較表を埋めてみる
実際にエクセルの比較表を埋めてみます。比較サイトの情報を元に記載しても良いですが、基本的にはメーカーのページを参考にざっと埋めていきます。
比較サイトの情報は古いことがありますし、メーカーのページの方がより詳しい情報が載っているためです。
ちなみに、調べてみて要件に合わないメーカーはセルをグレーアウトして、不採用理由を記載してました。
比較表を元にメーカーに資料請求
比較表で5～7社くらいに絞ったら実際に、メーカーに資料請求をしてみます。
殆どの会社のホームページで問合せフォームがありますので、そこに必要事項を記入して資料請求。
その後貰った資料を元に比較表を追加、修正します。
比較表だけでなく補足資料を大量にダウンロードできるところ、メールで営業担当が送ってくるところ、パンフレットを郵送してくるところなど対応はまちまちです。
たまに、電子データで取得できず、電子媒体で欲しいというと、「紙でしか提供できない」というメーカーもいますが、そういった回答しかしてこない時点でそこは外しても良いかも知れません。
ちなみに、資料請求をすると基本的には、
「メーカーの営業から電話が掛かってきます」
むしろ、メールや電話などで連絡がないとこはやる気が無さすぎかなぁと思います。
営業は検討段階だけでなく、導入時および運用開始後も窓口となります。
どうせならレスポンスが良いところとお付き合いした方が良いかなと。
資料請求後に連絡が無い、資料が手に入らないなど動きが悪いところはひとまず外しても良いのではないでしょうか。
メーカー営業とのやりとり
製品に関する情報は、メーカの営業と電話やメールなどでやりとりをして情報を集めます。当然比較表に記載するような情報があれば、都度比較表に記載していきます。
もし営業と会って話ができるのであれば、会って話した方が良いでしょう。デモなどを見せてもらえれば、イメージも沸きやすいです。
私は営業との少しやりとりした段階で、比較表で4～5社くらいに絞りました。
メーカーとのQA表
絞ったメーカー4～5社と詳細なQAをしていきます。ここからは情報が多くなるので、それぞれのメーカーごとにQA表を作りました。
いろんな会社と様々な情報をやりとりすると、どの会社からの情報だったのかとかどんな情報だったのかということか分からなくなります。
特に検討期間が長ければ長いほど情報が増えますし、情報の変化量も増えます。QA表を作っていれば、情報が整理しやすいですし、後々の社内プレゼン資料作成に役に立ちます。
自分が使っているのはこんな感じのQA表です。情報量が増えすぎるとメンテの手間も増えるので、ほどほどにしましょう。
また、基本的には情報を入手した時点で入力していましたが、進捗会議などの都度メンテしても良いでしょう。あまり真面目にやり過ぎても疲れるので適度に手を抜きましょう。
このQA表を作るタイミングで、メーカーごとのフォルダも作っておけば良いと思います。資料も各メーカーからいろいろ取得するでしょうし。
まとめ
今回は具体的な製品選定の流れを書いてみました。ざっくりいうと、以下の流れです。それぞれ並行で進めるタスクはあると思いますが。
この記事で具体的な製品のことも触れていこうと思っていましたが、書いていたら長くなってしまったのでまたもや別記事にしたいと思います。
